Privacyverklaring Wageningen Ballroom Dance Association
Privacy
WuBDA hecht veel waarde aan het waarborgen van de privacy van onze leden en daarom willen wij jullie door middel van deze privacyverklaring informeren over hoe wij omgaan met jullie persoonsgegevens. Het gaat hierbij om de persoonsgegevens van huidige leden, oud leden, en bezoekers van onze website, www.wubda.nl . Wij doen er alles aan om jullie persoonsgegevens te beschermen en gaan hier dan ook zorgvuldig mee om. Daarnaast beperken wij de verwerking van persoonsgegevens alleen tot de gegevens die nodig zijn voor het goed functioneren van de vereniging.
Welke persoonsgegevens worden gebruikt
Huidige leden:
- Voor- en achternaam
- Emailadres
- Registratienummer aan de WUR
- Barcode van de WUR-kaart
- Uw inschrijving, cursus en aanwezigheid
- Mobiele telefoonnummer (indien toestemming is gegeven door lid)
- Foto’s en video’s (indien geen afkeuring door het lid is gegeven)
Oud leden:
- Voor- en achternaam
- Emailadres
- Mobiele telefoonnummer
Bezoekers van de website: er worden geen gegevens opgeslagen van bezoekers van de website
Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt
Huidige leden:
- Uw naam wordt gebruikt voor benadering en inschrijving. WuBDA wil immers weten met wie zij te maken heeft, moet haar leden kunnen inschrijven bij de vereniging en wil deze leden kunnen benaderen voor inlichtingen omtrent cursussen en activiteiten binnen de vereniging. Samen met uw naam en bewijs van inschrijving kunnen wij u toegang verlenen tot de lessen en activiteiten.
- Email adressen worden gebruikt voor inlichtingen van toekomstige veranderingen en activiteiten binnen de vereniging zoals aankondiging van algemene ledenvergaderingen (ALV’s), diners, gala’s of filmavonden.
- Registratienummer en barcodenummer van de WUR-kaart worden gebruikt om sportrechten te controleren. Als studentensportvereniging aan SWU Thymos is dit een vereiste om onze privileges te bewaren aan Sportcentrum de Bongerd. Uw naam en inschrijving zullen dan ook medegedeeld worden aan SWU Thymos om uw sportrecht aan De Bongerd en WuBDA te behouden.
- Uw inschrijving bepaalt of u wordt toegelaten aan cursussen en activiteiten binnen de vereniging.
- Uw cursus bepaalt aan welke lessen u mag deelnemen
- Uw aanwezigheid wordt gebruikt om populariteit en opkomst van cursussen en activiteiten te meten.
- Inschrijving-, cursus- en aanwezigheidsgegevens zorgen samen voor een analyse van WuBDA en haar ledensamenstelling. Dit geeft inzicht in de groei en het kasboek van de vereniging.
- Mobiele telefoonnummer wordt naast de email gebruikt voor contact tussen bestuur en leden. Leden kunnen onderling contact met elkaar zoeken via sociale media zoals Whatsapp mits toestemming is gegeven. Uw nummer kan worden toegevoegd aan een groepsgesprek van de vereniging over Whatsapp.
- Foto’s en video’s kunnen tijdens activiteiten of lessen worden gemaakt. Deze foto’s en video’s kunnen worden gebruikt als promotie van de vereniging op de website www.wubda.nl, posters van de vereniging of facebook. Tevens kunnen ze gebruikt worden als lesmateriaal om uw eigen dansen te verbeteren. WuBDA neemt aan dat deze vrij gebruikt mogen worden tenzij anders aangegeven wordt door het lid in kwestie.
Oud leden:
- Gegevens worden slechts nog gebruikt om u te informeren over de vereniging. Dit wordt op verzoek stopgezet.
Bezoekers van de website:
- Niet van toepassing
Sociale media & website
WuBDA gebruikt haar website en Facebook voor het verspreiden van informatie over de vereniging en activiteiten aan haar leden en andere geïnteresseerden. Daarnaast worden de website en Facebook ook gebruikt voor promotie van de vereniging, dit kan zijn door middel van tekst, foto’s en/of video’s. Het bestuur gaat erg zorgvuldig om met het uitzoeken van deze foto’s, video’s en de bijbehorende tekst. Mocht het ondanks deze selectie voorkomen dat er een ongewenst persoonlijk beeld van u gebruikt wordt, dan kunt u bezwaar maken. Dit doet u door contact op te nemen met het bestuur via mail, wageningendance@gmail.com. De ongewenste beelden zullen dan zo spoedig mogelijk worden verwijdert of aangepast (zie ook ‘Jouw rechten’).
Veiligheid
Het huidig bestuur is verantwoordelijk voor het bewaren en beschermen van uw gegevens. Alle persoonsgegevens worden beheerd en opgeslagen op het Google Drive account van de vereniging en zijn alleen toegankelijk voor het huidige bestuur. De e-mailadressen vormen echter een uitzondering op deze regel. De activiteitencommissie heeft toegang tot de namen en e-mailadressen van huidige leden om leden te informeren over toekomstige activiteiten binnen de vereniging. Mochten er toekomstige of tijdelijke uitzonderingen zijn op deze regels, dan zal het bestuur u hiervan op de hoogte stellen en uw toestemming vragen.
Gebruik van persoonsgegevens door derden
Naast de informatie (registratienummer en barcodenummer WUR) die wordt verstrekt aan SWU Thymos of foto’s die eventueel geplaatst worden op de website of facebook worden er geen persoonsgegevens verstrekt aan derden.
Gebruik van cookies
WuBDA maakt bij het aanbieden van haar diensten via de website geen gebruik van cookies.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u of over u ontvangen hebben. Dit kan door contact op te nemen met wageningendance@gmail.com.
Wijzigingen
WuBDA behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Bij elke wijziging zullen alle leden op de hoogte worden gebracht via e-mail, met de mogelijkheid om bezwaar te maken.
Vragen
Heeft u na het lezen van dit document vragen of opmerkingen over ons privacybeleid? Of ziet u mogelijke kwetsbaarheden? Neem dan contact op met WuBDA, Bornsesteeg 2, 6708PE te Wageningen of mail: board@wubda.nl