Secretary (Lucas) Board goals

Memo         : Bestuursdoel Bas en Lucas: Gedeelde communicatie secretaris-penningmeester
Van             : Bas & Lucas
Aan             : Bestuur Double-D
Status          : ter discussie
Datum         : 26/11/2020

Introductie

Op 5 november 2020 constitueerde het tiende bestuur der Wageningse Ballroom Dance Association (WuBDA) zich onder de naam ‘Double-D’. Onder de gelijktijdig geformuleerde bestuursdoelen van bestuur Double-D bevond zich één doel waarvan de uitwerking aan de secretaris en penningmeester gezamenlijk ter laste kwam. Dit doel betreft het verbeteren en automatiseren van de communicatie tussen de secretaris en penningmeester van de vereniging met als doel relevante informatie die van beider expertise afhankelijk is efficiënter onder hen en met de rest van het bestuur uit te wisselen. Op 26 november 2020 kwamen de huidige secretaris en penningmeester van WuBDA tezamen om dit doel meer vorm te geven.

Het plan

Probleem

Eerst is een probleemformulering opgesteld. Hierbij is de focus gelegd op het efficiënt identificeren van wanbetalers, omdat gedacht werd dat dit het meest praktische resultaat zou zijn van de verbeterde communicatie. Het probleem is geformuleerd als volgt: “Checken of mensen betaald hebben is tijdrovend, foutgevoelig en nooit up to date.”

Voorgestelde oplossing


Een oplossing is bedacht, als gevolg van het feit dat de twee administraties allebei via een Google Sheets- bestand lopen. Voorgesteld is het maken van een bestand dat checkt wie wat betaald heeft. Dit bestand haalt automatisch informatie uit twee andere lijsten: De ledenlijst van de secretaris en de transactielijst van de penningmeester. Als een lid ingeschreven staat, staat dit in het bestand dat er betaald moet worden. Als dit lid betaald heeft, staat dit ook in het bestand. Zo kan eenvoudig gecheckt worden wat de betaalstatus is van alle leden.

Uitdagingen

Hierbij komen een aantal kleine uitdagingen naar boven:

  • Informatie tussen bestanden in real-time uitwisselen. Dit kost heel even tijd om uit te zoeken en gewend aan te raken.
  • Verschil in infrastructuur van de twee bestanden. De twee bestanden zijn op een andere manier georganiseerd en het gaat tijd kosten om deze zo compatibel mogelijk te maken.
  • Uitzoeken hoe de code werkt. Over het algemeen is de code vrij simpel, maar het gaat tijd kosten om dit te implementeren.
  • Gevoeligheid van overtypen namen. De penningmeester blijft handmatig namen in het transactiebestand zetten. Typfouten die voorheen geen problemen gaven, kunnen dat nu wel. Daarom moet er een systeem komen dat fouten bij het invoeren aan kan geven

 

Notities

Er zijn een aantal verdere eisen waar dit bestand aan moet voldoen zodat dit systeem voor een langere tijd houdbaar is.

  • Het moet uitbreidbaar zijn voor een onbeperkt aantal leden. In het bestand mag een enkel lid dus niet meer dan één regel in beslag nemen.
  • Het moet door meerdere jaren gebruikt kunnen worden. Dit betekent dat het simpel in het gebruik moet zijn.
  • De uitleg van de code moet gedocumenteerd worden zodat het door andere mensen aanpasbaar is mocht dit in de toekomst gewenst zijn.
  • Het moet duidelijk zijn waar de contributie, lesgeld en package kosten zijn vermeld in het bestand, want die kunnen in de toekomst veranderen.

Timeframe

Dit project zal waarschijnlijk 3 maanden kosten gedurende collegetijd, in acht nemende wat voor andere bezigheden er dan spelen. Gedurende vakantietijd zal dit project waarschijnlijk 1-2 weken kosten.

 

Binnen 3 maanden komt er verdere rapportage. Dit betekent ofwel een afgemaakt systeem, ofwel een systeem dat vrijwel af is, ofwel een uitleg dat het project lastiger was dan verwacht, in welk geval een nieuw plan geleverd wordt.

Leave a Reply

Your email address will not be published.